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As principais funções da contabilidade são manter um registro preciso das transações
financeiras, criar um diário de despesas e preparar essas informações para declarações que
muitas vezes são exigidas por lei. A mais básica das funções de contabilidade é registrar os
dados.
Vários anos atrás, isso teria sido registrado em livros contábeis, diários e livros de balanço. Na
época, uma organização precisaria usar vários sistemas registrados manualmente. Hoje, no
entanto, essas gravações são todas inseridas em um sistema de software dedicado.
Todas as transações financeiras vão para o diário geral. Você não só precisa registrar essas
transações, mas também anotá-las de maneira sistemática para garantir a consistência. Você
deve inserir essas transações usando um sistema de contabilidade de partidas dobradas
usando os princípios básicos de contabilidade. Este sistema especifica se a transação financeira
debita (tira dinheiro de) ou credita (adiciona dinheiro a) uma conta específica. Quando você
altera uma transação no diário, ele deve atualizar ou corrigir automaticamente a entrada no
saldo da razão.
A análise dos dados registrados é anotada no livro razão, que é simplesmente um resumo do
diário. As entradas de uma certa natureza são agrupadas aqui. Portanto, se você quiser ver
quanto dinheiro foi gasto ou recebido em manutenção, por exemplo, é provável que encontre
a informação aqui.